5 praktische tips bij het maken en/of vastleggen van afspraken als ondernemer

 
Bij het ondernemen is onlosmakelijk het maken van afspraken met andere partijen verbonden. In de meeste gevallen gebeurt dit op eenvoudige, soms snelle wijze. Even via een telefoontje een order plaatsen, contact via de Whatsapp en zo nodig nog een e-mail achteraf sturen. In 9 van de 10 gevallen is meer ook niet nodig en is daar ook gewoonweg de tijd niet voor.

Zien de afspraken echter op een groter (financieel) belang of op een voor u belangrijke samenwerking, dan kan het verstandig zijn om wel even de tijd te nemen voor het doornemen van de voorwaarden en vervolgens het vastleggen van de gemaakte afspraken. Ook hier hoeft u het niet ingewikkelder te maken dan nodig is. Aan een juridisch epistel met een veelvoud van pagina’s heeft u vaak niet zo veel. Een zakelijke, heldere en volledige vastlegging van wat de bedoeling nu is, is wel waardevol.

In deze bijdrage wil ik u vijf praktische tips geven voor het zorgvuldig vastleggen van de gemaakte afspraken. Mocht het op een later moment nodig zijn, dan hebt u niets aan onduidelijkheid over wat er nu precies is overeengekomen, of gedoe rondom de overeenkomst zelf. 

Ø  Kom vooraf geheimhouding overeen! 

Is het de bedoeling dat u met een andere partij een mogelijke samenwerking aangaat? Wordt er vertrouwelijke bedrijfsinformatie gedeeld? Dan is het verstandig om, voordat er daadwerkelijk (vertrouwelijke) informatie over en weer gedeeld gaat worden, een geheimhoudingsovereenkomst aan te gaan. Hierin word vastgelegd dat beide partijen gehouden zijn de gedeelde vertrouwelijke informatie niet te openbaren en/of met derden te delen. Vaak wordt hier ook een boetebeding aan gekoppeld, om daadwerkelijk te voorkomen dat de overeengekomen geheimhouding wordt geschonden.
Met zo’n geheimhoudingsovereenkomst (ook wel NDA, non disclosure agreement) kunt op beschermde wijze onderzoeken of er voldoende voedingsbodem is voor een geslaagde samenwerking.
 
Ø  Weet wat u tekent!
Pas op met het gebruik van modelovereenkomsten. Voorkom knip- en plakwerk, of wees daarin ieder geval zorgvuldig mee. Op het internet zijn vele bruikbare modelovereenkomsten te vinden, maar deze moeten nog wel passen bij uw situatie. U wilt daarnaast ook voorkomen dat in de overeenkomst tegenstrijdige bepalingen zitten, als gevolg waarvan mogelijk geen van deze bepalingen overeind blijven.
Ga er niet zo maar vanuit dat ‘het wel goed zal zijn’ en neem de hele overeenkomst goed door.
Voorkom bijvoorbeeld dat u instemt met een arbitrageclausule in de overeenkomst. Als gevolg daarvan is de normale rechter onbevoegd en zal er door u – als er sprake is van een geschil - een arbitrageprocedure moeten worden gevoerd. Alhoewel soms arbitrage de voorkeur geniet (bijvoorbeeld in bouwzaken waarin specialistische kennis bij degene die over het geschil  oordeelt prettig is), brengt zo’n procedure vaak extra kosten met zich mee.

Ø  Beschouw een zakelijke samenwerking als een huwelijk.
Leg in de overeenkomst ook vast wat er gebeurt als de samenwerking niet meer naar wens verloopt, of als u niet langer exclusief bij die ene partij wilt inkopen en/of mee wil samenwerken. Neem vooraf de tijd om de diverse scenario’s met elkaar door te spreken waar u tegen aan kunt lopen als de samenwerking tot een einde komt. Aan wie komt bijvoorbeeld de handelsnaam toe? Mag uw vertrekkende contractspartner een nieuwe onderneming starten op de hoek van de straat of is het verstandig om een concurrentie- of relatiebeding overeen te komen? Voorkom dat er losse eindjes resteren die op een later moment voor discussie kunnen zorgen, waardoor u alsnog aan een procedure gebonden bent.

Ø  Documenteer uw bedoeling en uitgangspunten!
Dit klinkt wat cryptisch, maar ik maak vaak genoeg mee dat op een later moment een specifiek artikel in de overeenkomst op verschillende manieren kan worden uitgelegd, of dat er zelfs een hiaat is. Om te kunnen betogen dat uw uitleg de juiste uitleg is, of om duidelijk t e maken wat partijen hebben bedoeld, kan het zeer nuttig zijn om gebruik te maken van documenten die voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst door u en uw contractspartner zijn gewisseld.
Bewaar dus de voorafgaand aan de sluiting van de overeenkomst gewisselde e-mails, gespreksverslagen, notities, whatsapp berichten, concept overeenkomsten, etc. Met behulp van deze achtergrondinformatie kan de bepaling verder worden ingekleurd, als er op een later moment discussie over de bepaling zelf komt. Wat was nu de bedoeling van partijen met die ene verplichting?
In het verlengde hiervan kan het ook nog nuttig zijn om de overeenkomst zelf, vaak gebeurt dit in de considerans van een overeenkomst, om samen te vatten om welke reden deze overeenkomst nu wordt gesloten.

Ø  Welke versie is de juiste versie van de overeenkomst?
Zorg er voor dat, naast de handtekening op de laatste pagina, op elke pagina van de gesloten overeenkomst een paraaf van alle betrokken partijen wordt geplaatst. Horen er bijlagen bij de overeenkomst? Plaats ook op die pagina’s een paraaf. Hetzelfde geldt voor eventuele toepasselijke algemene voorwaarden. Door dit te doen kan er geen misverstand over bestaan welke afspraken partijen met elkaar hebben gemaakt.
Met deze vijf praktische tips bent u een heel eind op de goede weg om de afspraken snel en zorgvuldig vast te leggen. Hebt u behoefte aan iemand die even snel mee leest of met u mee denkt? Ook dat is geen probleem. Ik doe dat graag, zonder het ingewikkelder te maken dan nodig is, maar wel zodat u volledig bent geïnformeerd.

Gepubliceerd op 18 oktober 2022

Marije Sliphorst